Que documentos devo enviar mensalmente ao contabilista?

Uma das questões mais práticas no relacionamento entre empresário e contabilista é a partilha de documentos. A organização documental regular é essencial para garantir que a contabilidade está sempre atualizada, os impostos são apurados corretamente e não há surpresas na altura das declarações.

Documentos de faturação e vendas

Todas as faturas emitidas no mês — de vendas de bens ou prestações de serviços — devem ser partilhadas com o contabilista. Se utilizar um programa de faturação certificado, muitos sistemas permitem exportar ou partilhar automaticamente os dados.

Documentos de compras e despesas

Faturas de fornecedores, recibos de despesas, notas de crédito e débito, faturas de telecomunicações, rendas, seguros e outros gastos correntes. Lembre-se: para que uma despesa seja dedutível fiscalmente, tem de estar documentada com fatura ou documento equivalente.

Extratos bancários

Os extratos da conta da empresa (ou da conta pessoal, no caso de independentes sem conta separada) são fundamentais para conciliar os registos contabilísticos com os movimentos reais. O ideal é partilhá-los mensalmente, no início do mês seguinte.

Documentos de recursos humanos

Caso tenha trabalhadores, inclua também os mapas de horas, documentos de admissão ou saída, justificações de faltas e documentação de alterações salariais.

Comunicações oficiais

Qualquer notificação da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), da Segurança Social ou de outra entidade pública deve ser partilhada imediatamente com o seu contabilista — mesmo que não perceba o seu significado. O prazo de resposta a estas comunicações é muitas vezes curto.

Dica prática

Crie uma pasta partilhada (Google Drive, Dropbox ou similar) onde vai colocando os documentos ao longo do mês. Isso elimina o envio de emails com dezenas de anexos e garante que nada se perde. A Certifisco ajuda os seus clientes a definir o fluxo documental mais adequado à realidade de cada negócio.